1. Veri sorumlusu ve bu metnin kapsamı
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, [LEGAL_TRADE_NAME] ("İzin360", "biz") tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel veriler hakkında sizi bilgilendirmek için hazırlanmıştır.
- Veri sorumlusu: [LEGAL_TRADE_NAME]
- MERSİS No: [LEGAL_MERSIS_NO]
- Adres: [LEGAL_ADDRESS]
- KEP adresi: [LEGAL_KEP_ADDRESS] · E-posta: [LEGAL_PRIVACY_EMAIL]
- VERBİS: [LEGAL_VERBIS]
Bu metin; müşteri hesabı yetkilileri ve kullanıcıları, fatura ve ödeme ilgilileri, internet sitemizin ziyaretçileri, iletişim ve demo talebinde bulunanlar, destek talebi oluşturanlar ile bize KVKK başvurusu yapanlara ilişkin verileri kapsar. Platform üzerinde müşteri şirketler adına işlenen çalışan ve izin verileri için durum farklıdır; bir sonraki bölümde açıklanmıştır.
Bu metin bilgilendirme amaçlıdır. Kayıt ve iletişim formlarında istenen "okudum, bilgi edindim" beyanı bir onay veya açık rıza değildir; yalnızca metnin hangi sürümünün size sunulduğunu kayıt altına alır.
2. Çalışan ve izin verileri: veri sorumlusu işvereninizdir
İzin360, müşterisi olan şirketlere (işverenlere) bulut tabanlı izin yönetimi hizmeti sunar. Müşteri şirketlerin platforma girdiği ya da çalışanlarının platformda oluşturduğu veriler — kimlik ve iletişim bilgileri, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, ücret, organizasyon bilgileri, izin talepleri, bakiyeleri ve onay kayıtları, rapor veya analık gibi sağlık verisi niteliği taşıyabilecek izin bilgileri ve yüklenen belgeler — bakımından veri sorumlusu ilgili müşteri şirkettir. İzin360 bu verileri yalnızca müşterinin talimatlarıyla ve Veri İşleme Sözleşmesi çerçevesinde işleyen veri işleyendir.
Bu verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiği, ne kadar saklandığı ve kimlere aktarıldığı işvereniniz tarafından belirlenir ve size işvereninizin çalışan aydınlatma metniyle bildirilir. Bu metne uygulamada erişebilirsiniz. Bu nedenle:
- İzin ve özlük verilerinize ilişkin sorularınızı ve KVKK m.11 kapsamındaki taleplerinizi işvereninize iletin.
- Uygulamada Kullanıcı menüsü › Gizlilik ve KVKK sayfasından işvereninize başvuru gönderebilir, işvereninizin aydınlatma metnini görebilir ve kendi verilerinizin bir kopyasını (izin taleplerinize eklenen belgeler dahil) ZIP dosyası olarak indirebilirsiniz.
- Bu tür bir başvuru İzin360'a ulaşırsa gecikmeksizin ilgili işverene iletir ve sizi bilgilendiririz; başvuruyu işveren adına cevaplamayız.
Bu metnin sonraki bölümleri yalnızca İzin360'ın kendi adına veri sorumlusu olarak işlediği kişisel verilere ilişkindir. Veri sorumlusu sıfatıyla özel nitelikli kişisel veri (ör. sağlık verisi) işlemeyiz.
3. İşlenen kişisel veriler ve ilgili kişi grupları
| İlgili kişi grubu | Veri kategorileri ve örnekler |
|---|---|
| Müşteri hesabı yetkilileri ve kullanıcıları (hesap sahibi, faturalama yöneticisi ve diğer kullanıcılar) | Kimlik: ad soyad. İletişim: iş e-postası, girildiyse telefon. Hesap: şirket hesabı, rol, dil ve bildirim tercihleri. Hukuki işlem: Kullanım Koşulları ve Veri İşleme Sözleşmesi kabulü ile bu metnin okunduğuna ilişkin beyan (belge sürümü, zaman, IP adresi, tarayıcı bilgisi). İşlem güvenliği: parolanın geri döndürülemez özeti, iki adımlı doğrulama sırrı (şifreli) ve kurtarma kodlarının özetleri, oturum kayıtları (oturumun açıldığı IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi, zaman), hatalı giriş sayacı, kimlik doğrulama ve güvenlik olayları (başarılı ve başarısız girişler, iki adımlı doğrulama işlemleri, parola ve e-posta değişiklikleri, çıkışlar — zaman, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve istek izleme kimliğiyle). Pazarlama: ticari elektronik ileti onayı ve geri alma geçmişi. |
| Fatura ve ödeme ilgilileri | Alıcı türü (şirket veya şahıs işletmesi), unvan veya ad soyad, vergi kimlik numarası ya da şahıs işletmelerinde T.C. kimlik numarası (şifreli saklanır), vergi dairesi, fatura adresi ve fatura e-postası; plan, tutar, tarih ve ödeme sonucu, ödeme kuruluşunun işlem numarası, iade kayıtları; satış belgesi onayları (belge, sürüm, onaylanan metnin özeti, zaman, IP adresi); sipariş teyidi ve fiyat değişikliği bildirimlerinin kayıtları (alıcı e-posta adresleri, gönderim zamanı, içerik); isteğe bağlı iptal geri bildirimi. Kart bilgileriniz tarafımızca alınmaz, görülmez ve saklanmaz. |
| İnternet sitesi ziyaretçileri | Sunucu erişim kayıtları: IP adresi, zaman, istenen adres, tarayıcı bilgisi. Yalnızca kesinlikle gerekli çerezler ve tarayıcı depolaması kullanılır (bkz. Çerez Politikası); analitik, reklam veya izleme aracı kullanılmaz. |
| İletişim, demo veya satış talebinde bulunanlar | Talep türü (iletişim, demo veya satış), ad soyad, e-posta, şirket, telefon (isteğe bağlı), mesajınız, demo için tercih ettiğiniz tarih, çalışan sayısı, dil tercihi, bu metnin okunduğu beyanı ve metnin sürümü, formun gönderildiği IP adresi ve zaman, talebin sonuçlandırılmasına ilişkin notumuz ve sizinle yaptığımız yazışmalar. |
| Destek talebinde bulunanlar | Ad soyad, e-posta, talebin içeriği, paylaştığınız ekler ve yazışmalar. |
| Bize KVKK başvurusu yapanlar | Başvuru Tebliği'nin istediği kimlik ve iletişim bilgileri (T.C. kimlik numarası dahil), başvurunun içeriği, kimlik doğrulamaya ilişkin bilgiler, başvuru ve cevap kayıtları. |
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve KVKK m.5/2'deki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Açık rızanıza yalnızca isteğe bağlı ticari elektronik iletiler için başvururuz; diğer işlemeler için açık rıza istenmez.
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Hesabın açılması, kimlik doğrulama, hizmetin sunulması, kullanıcı ve hesap yönetimi, hizmet bildirimlerinin (doğrulama, parola sıfırlama, talep ve onay bildirimleri, fatura ve ödeme hatırlatmaları) gönderilmesi, destek taleplerinin karşılanması | Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c) |
| Abonelik satışı, ödemenin alınması, plan değişiklikleri ve iadelerin yürütülmesi | Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c) |
| Resmî faturanın (e-Arşiv/e-Fatura) düzenlenmesi, ticari defter ve belgelerin, sipariş ve satış kayıtlarının saklanması, KVKK başvurularının cevaplanması, yetkili mercilerin taleplerinin karşılanması | Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (m.5/2-ç) |
| Sözleşme kabulü, satış belgesi onayı ve aydınlatma kayıtlarının uyuşmazlıklarda delil olarak saklanması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) |
| Platformun ve hesapların güvenliği: oturum yönetimi, hatalı giriş ve kötüye kullanımın önlenmesi, istek sınırlama, kimlik doğrulama ve güvenlik olaylarının kayda alınması, sunucu erişim kayıtları, hataların tespiti ve giderilmesi | Veri güvenliğine ilişkin yükümlülüğümüz (KVKK m.12) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (m.5/2-ç, m.5/2-f) |
| Demo, satış ve teklif taleplerinin karşılanması | Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c): talebinizle başlattığınız, sözleşme öncesi bir adımdır |
| Genel iletişim mesajlarının yanıtlanması, talebin alındığının e-postayla bildirilmesi, şirket adına başvuran temsilcilerle iletişim | Size yanıt verebilmemize yönelik meşru menfaatimiz (m.5/2-f); işlenen veri, talebinizi yanıtlamak için gerekenle sınırlıdır |
| Formların kötüye kullanımının (otomatik gönderim, aşırı istek) önlenmesi: IP adresi ve zaman kaydı | Meşru menfaatimiz (m.5/2-f) |
| Ürün haberleri, kampanya ve etkinliklere ilişkin ticari elektronik ileti gönderilmesi | Açık rızanız (m.5/1) ve 6563 sayılı Kanun m.6 uyarınca onayınız — isteğe bağlıdır, her zaman geri alınabilir |
5. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
Kişisel verileriniz elektronik ortamda, kısmen otomatik yollarla şu kanallardan toplanır:
- Kayıt, davet, fatura bilgileri ve ödeme formları ile uygulamada yaptığınız işlemler,
- Ödeme adımında ödeme kuruluşu PayTR'den dönen işlem sonucu bildirimleri (kart bilgileri hariç),
- İletişim, demo ve satış formları, e-posta ve destek yazışmaları,
- İnternet sitesinin ve platformun sunucu kayıtları ile kesinlikle gerekli çerezler.
Hesabınız şirketinizdeki yetkili bir kullanıcının daveti veya kaydı ile oluşturulduysa, ad soyad ve e-posta bilginiz bize o kullanıcı tarafından iletilmiştir. Davet kabul ekranında bu metin, işvereninizin çalışan aydınlatma metninden ayrı olarak size sunulur; okunduğuna ilişkin beyanınız metnin sürümü, zaman, IP adresi ve tarayıcı bilgisiyle kaydedilir.
6. Kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grupları
Kişisel verileriniz yalnızca aşağıdaki alıcılara, belirtilen amaçlarla ve KVKK m.8 ile m.9'daki şartlara uygun olarak aktarılır. Kişisel verilerinizi satmayız ve reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmayız.
| Alıcı | Aktarım amacı |
|---|---|
| Barındırma (yer) sağlayıcısı — Contabo GmbH (Almanya) | Platformun ve internet sitesinin çalıştığı sunucuların sağlanması (veri işleyen) |
| E-posta iletim (SMTP) sağlayıcısı — [LEGAL_SMTP_PROVIDER] ([LEGAL_SMTP_COUNTRY]) | Hizmet bildirimlerinin, form talebi bildirimlerinin ve talebin alındığını bildiren e-postaların iletilmesi: alıcının adı, e-posta adresi ve ileti içeriği (veri işleyen) |
| Kurumsal e-posta hizmeti — [LEGAL_MAILBOX_PROVIDER] ([LEGAL_MAILBOX_COUNTRY]) | İletişim, demo, destek ve KVKK yazışmalarının e-posta kutularımızda tutulması (veri işleyen) |
| Sunucu dışı yedekleme sağlayıcısı — [LEGAL_BACKUP_PROVIDER] ([LEGAL_BACKUP_COUNTRY]) | Şifreli yedeklerin felaket kurtarma amacıyla ayrı bir konumda saklanması (veri işleyen) |
| PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. (Türkiye) | Ödemenin alınması ve iadeler: ödeme yapan kullanıcının adı, e-posta adresi ve IP adresi, sipariş tutarı ve açıklaması. Kart verileri doğrudan PayTR'ye girilir; PayTR bunlar bakımından kendi veri sorumluluğu altındadır |
| e-Fatura/e-Arşiv hizmet sağlayıcısı — [LEGAL_EINVOICE_PROVIDER] — ve Gelir İdaresi Başkanlığı | Vergi mevzuatı uyarınca resmî faturanın düzenlenmesi ve iletilmesi: alıcının unvanı veya adı, vergi/T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, adresi ve e-postası, fatura kalemleri |
| Hukuk, mali ve vergi danışmanlarımız, denetçiler | Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve haklarımızın korunması |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, yargı mercileri | Kanunen yetkili mercilerin talepleri ve hukuki yükümlülükler |
| Bağlı olduğunuz müşteri şirketin yetkili kullanıcıları | Şirket hesabındaki işlem kayıtlarının (ör. hangi kullanıcının hangi işlemi yaptığı, satın alma onayları) yalnızca o şirket hesabı içinde görüntülenmesi |
7. Yurt dışına aktarım
Aşağıdaki sağlayıcılar Türkiye dışında bulunduğundan, bu sağlayıcılara iletilen veya onların erişimine açılan kişisel veriler yurt dışına aktarılmış olur:
- Contabo GmbH (Almanya)
Güvence: Bu ülkeler için Kurul'un yeterlilik kararı bulunmamaktadır. Aktarım, KVKK m.5'teki hukuki sebeplerden birine dayanır ve her sağlayıcı için [LEGAL_CROSS_BORDER_SAFEGUARD]
8. Saklama süreleri
Kişisel verileri işleme amacının gerektirdiği ve mevzuatta öngörülen süre kadar saklar; süre dolduğunda periyodik imha işlemleriyle siler, yok eder veya anonim hâle getiririz. Başlıca süreler:
- Fatura, ödeme, iade ve satış kayıtları ile faturalardaki alıcı bilgileri: oluşturuldukları takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl (6102 sayılı TTK m.82, 213 sayılı VUK m.253); fatura profili hesapla birlikte silinir,
- Kullanım Koşulları ve Veri İşleme Sözleşmesi kabul kayıtları: sözleşmenin sona erdiği takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl (genel zamanaşımı),
- Hesap ve kullanıcı bilgileri: hesap açık kaldığı sürece; hesap kapandıktan 90 gün sonra silinir (deneme sonunda ya da ödenmeyen yenileme nedeniyle askıya alınan hesap, askıdan itibaren 60 gün sonra kendiliğinden kapatılır),
- Oturum kayıtları (IP adresi, cihaz bilgisi): oturum sona erdikten veya kapatıldıktan sonra 180 gün,
- Kimlik doğrulama ve güvenlik olayları (zaman, IP adresi, tarayıcı bilgisi): bağlı olduğunuz şirket hesabının değiştirilemeyen denetim kaydında hesap süresince; şirketiniz kaydınızı saklama süresi sonunda anonimleştirdiğinde IP adresi ve tarayıcı bilgisi silinir, hesap kapandıktan 90 gün sonra denetim kaydıyla birlikte silinir,
- İletişim, demo ve satış talepleri: sonuçlandırılmasından itibaren 1 yıl; sonuçlandırılmamışsa oluşturulmasından itibaren 2 yıl,
- Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları: onayın sona ermesinden (geri alınması ya da hesabın silinmesi) itibaren 3 yıl.
Tüm süreler, yedekler ve müşteri adına işlenen çalışan verilerine ilişkin süreler Gizlilik Politikası'nda yer alır.
9. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız
KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
10. Veri sahibi başvurusu
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Türkçe olarak aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçeyle [LEGAL_ADDRESS] adresine elden teslim ederek veya noter aracılığıyla,
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak KEP adresimize: [LEGAL_KEP_ADDRESS],
- Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden: [LEGAL_PRIVACY_EMAIL].
Başvuruda bulunması gereken bilgiler
- Ad, soyad ve yazılı başvurularda imza,
- T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
- Varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası,
- Talep konusu ve varsa ilgili bilgi ve belgeler.
Değerlendirme süresi ve ücret
Başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır, cevabımızı yazılı olarak veya elektronik ortamda iletiriz; talebi reddedersek gerekçesini bildiririz. Cevabın yazılı verilmesinde on sayfaya kadar ücret alınmaz; on sayfayı aşan her sayfa için 1 Türk lirası, cevabın CD veya taşınabilir bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi hâlinde ise kayıt ortamının maliyetini aşmayan bir ücret alınabilir. Başvurunun size ait olduğundan emin olmak için kimliğinizi doğrulamaya yönelik ek bilgi isteyebiliriz.
Başvurunuzun reddedilmesi, cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
Çalışan verileriniz için veri sorumlusu işvereninizdir: başvurunuzu uygulamada Kullanıcı menüsü › Gizlilik ve KVKK sayfasından işvereninize iletebilir, kendi verilerinizin kopyasını aynı sayfadan indirebilirsiniz.
11. Değişiklikler
Bu metni mevzuattaki veya işleme faaliyetlerimizdeki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Güncel metin bu sayfada sürüm ve son güncelleme tarihiyle yayımlanır. Metin güncellendiğinde uygulamaya ilk girişinizde bir kez bildirim gösterilir ve bildirimin size gösterildiği (sürüm ve zaman) kaydedilir; bu kayıt bir onay değildir. İşleme amaçlarımız değişirse sizi bu değişiklikten önce ayrıca bilgilendiririz.