KVKK ve güvenlik
Çalışan verisi korunur, KVKK süreçleri kayıt altında
İzin verisi kimlik, ücret ve sağlık bilgisi içerebilir. İzin360 bu verileri şifreleme ve yetkilendirmeyle korur; aydınlatma, başvuru ve saklama süreçlerini uygulamanın içinde yürütmenizi sağlar.
- KVKK başvurularında 30 günlük süre takibi
- Sağlık belgeleri için zorunlu iki adımlı doğrulama
- Şifreli ve virüs taramalı belgeler
Aydınlatma ve çalışan hakları
Çalışan verileri için şirketiniz veri sorumlusu, İzin360 veri işleyendir. Çalışan aydınlatma metninizi şablondan hazırlayıp yayımlarsınız; çalışanlar metni okuduklarını kaydeder.
- Şablondaki köşeli parantezli alanlar doldurulmadan metin yayımlanamaz
- Her yeni sürümde çalışanlardan “Okudum, bilgilendim” beyanı istenir; bu bir açık rıza değildir
- Çalışan kendi verilerinin kopyasını ZIP olarak indirir
KVKK başvuruları
Çalışanlar KVKK m.11'deki haklarını kullanmak için uygulama içinden başvurur. Başvuru şirketinize iletilir ve yanıt süresi izlenir.
- Bilgi, erişim, düzeltme, silme ve diğer başvuru türleri
- Her başvuru için son yanıt tarihi ve kalan gün sayısı
- Yanıt yazılı verilir ve kaydedilir; ret gerekçesi zorunludur
Saklama, anonimleştirme ve yasal saklama
İşten ayrılan çalışanların kişisel verileri, belirlediğiniz saklama süresi dolunca otomatik olarak anonimleştirilir. İzin istatistikleri kimliksiz olarak korunur.
- Saklama süresi 5 ile 30 yıl arasında seçilir
- Dava, denetim ya da resmî inceleme için kayda yasal saklama konur; süre dolsa da anonimleştirilmez
- Her silme ve anonimleştirme imha kaydına yazılır
- İzin360'ın ilettiği veri ihlali bildirimleri uygulamada görünür ve teslim alınır
Hesap ve veri güvenliği
Hassas alanlar ve belgeler şifreli saklanır. Her şirketin verisi diğer şirketlerden kesin olarak ayrı tutulur; bir şirketin kullanıcıları başka bir şirketin verisine erişemez.
- Doğrulama uygulamasıyla iki adımlı doğrulama; başkasının sağlık belgesini açmak için zorunlu
- TC kimlik numarası, ücret ve doğum tarihi alanları şifreli
- Yüklenen dosyalar virüs taramasından geçer ve şifreli saklanır
- Güçlü şifre kuralı ve bilinen veri sızıntılarında yer alan şifrelerin reddi
Roller ve denetim kaydı
Şirket sahibi, İK yöneticisi, İK uzmanı, yönetici, çalışan ve fatura yöneticisi rolleri yalnız işlerinin gerektirdiği veriye erişir. Denetim kaydı şirketinizdeki işlemleri bütünlüğü doğrulanabilir biçimde tutar.
- Kayıtlar yalnız eklenir; her kayıt bir öncekine özet (hash) zinciriyle bağlıdır
- Zincirin bütünlüğü uygulama içinden doğrulanır
- Tarih ve kategoriye göre süzme, CSV olarak indirme
Nasıl çalışır?
- 1
Aydınlatma metninizi yayımlayın
Şablonu yükleyin, şirketinize göre doldurun ve yayımlayın; çalışanlardan okuduklarını beyan etmeleri istenir.
- 2
Saklama süresini belirleyin
Ayrılan çalışan verilerinin saklama süresini hukuk danışmanınızla belirleyip kaydedin.
- 3
Başvuruları süresinde yanıtlayın
Gelen KVKK başvurularını işleme alın ve en geç 30 gün içinde yazılı olarak yanıtlayın.
Sıkça sorulan sorular
İzin360 KVKK açısından hangi rolde?
Çalışan verileri için şirketiniz veri sorumlusu, İzin360 ise şirketiniz adına veriyi işleyen veri işleyendir. Aydınlatma metninin içeriği ve başvuruların yanıtlanması veri sorumlusu olarak şirketinizin yükümlülüğüdür.
Çalışanlardan açık rıza almamız gerekir mi?
İzin hesaplama ve izin talebi gibi işlemler iş sözleşmesine ve kanuni yükümlülüklere dayanır; Kişisel Verileri Koruma Kurulu bu işlemleri açık rızaya dayandırmayı uygun bulmamaktadır. Bu nedenle İzin360 çalışanlardan rıza değil, aydınlatma metnini okuduklarına dair beyan alır.
Sağlık belgelerini kimler görebilir?
Yalnız yetkili İK kullanıcıları ve çalışanın yöneticisi. Başka bir çalışanın sağlık belgesini açmak için hesapta iki adımlı doğrulamanın açık olması gerekir. Ekip takviminde sağlıkla ilgili izinler yalnız “İzinli” olarak görünür.
İşten ayrılan çalışanın verileri ne zaman silinir?
İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren, şirketinizin belirlediği saklama süresi (5–30 yıl) dolunca kişisel veriler otomatik olarak anonimleştirilir. Yasal saklama konan kayıtlar, saklama kaldırılana kadar bu işlemin dışında kalır.
Denetim kaydının sonradan değiştirilmediğinden nasıl emin olurum?
Kayıtlar yalnız eklenir ve her kayıt bir öncekine özet zinciriyle bağlıdır. Bir kayıt silinir ya da değiştirilirse bütünlük doğrulaması zincirin nerede kırıldığını gösterir.
Kendi verilerinizle deneyin
30 gün ücretsiz deneyin; kart bilgisi gerekmez. Sorularınız için demo talep edebilirsiniz.