Kısaca
İzin talep formu, çalışanın izin türünü, tarihlerini ve vekilini yazdığı; yönetici ve İK onaylarının işlendiği şirket içi belgedir. Yıllık izin için Yönetmelik m.8'in istediği bilgileri (ad soyad, sicil no, tarih aralığı, yol izni talebi) içermelidir. Onaylanan formlar yıllık izin kayıt belgesine işlenir ve özlük dosyasında saklanır; uyuşmazlıkta iznin kullandırıldığını işveren ispat eder.
Şablonun metni
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurun.
İZİN TALEP FORMU
Çalışan bilgileri
- Adı Soyadı:
- Sicil No:
- Birimi / Unvanı:
- İşe giriş tarihi:
İzin türü
- Yıllık ücretli izin
- Mazeret izni (evlenme, evlat edinme, ölüm, babalık, engelli çocuk tedavisi)
- Ücretsiz izin
- Yol izni (ücretsiz, en çok 4 gün)
- Serbest zaman (fazla çalışma karşılığı)
- Diğer: [Açıklama]
İzin süresi
- Başlangıç tarihi:
- Bitiş tarihi:
- İşe başlama tarihi:
- Toplam (iş günü):
- Yerine bakacak çalışan:
- İzin süresince telefon (isteğe bağlı):
- Açıklama:
- Çalışanın imzası:
- Tarih:
Onaylar
Yönetici onayı
Adı Soyadı:
İmza:
Tarih:
İnsan Kaynakları onayı
Adı Soyadı:
İmza:
Tarih:
İnsan Kaynakları kullanımı için
- Kalan yıllık izin (talepten önce):
- Kalan yıllık izin (talepten sonra):
- İzin kayıt belgesine işlendiği tarih:
Sağlık raporu, gebelik kontrolü gibi sağlık bilgisi içeren belgeleri bu forma eklemeyin; özel nitelikli kişisel veri olarak ayrı ve erişimi kısıtlı saklayın (KVKK m.6).
Nasıl doldurulur?
- Formun üstüne şirket adınızı ya da logonuzu ekleyin; Word dosyası düzenlenebilir.
- Çalışan, bilgilerini, izin türünü ve tarihleri doldurur; toplam süreyi iş günü olarak yazar (hafta tatili ve resmî tatiller izinden sayılmaz).
- Yönetici, işin aksamaması için vekili kontrol edip onaylar.
- İnsan Kaynakları kalan izni hesaplar, onaylar ve izni yıllık izin kayıt belgesine işler.
- Onaylı formu özlük dosyasında saklayın; sağlık belgelerini forma eklemeyin.
Hukuki dayanak ve dikkat edilecekler
- Yıllık izin talebinde çalışanın adı soyadı, varsa sicil numarası, izni hangi tarihler arasında kullanmak istediği ve ücretsiz yol izni isteyip istemediği yer alır (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği m.8).
- Çalışan yıllık iznini en az bir ay önce yazılı olarak bildirir (Yönetmelik m.7); işveren istenen tarihle bağlı değildir (m.8).
- İşveren, yıllık izinleri gösteren izin kayıt belgesi tutmak zorundadır (İş Kanunu m.56, Yönetmelik m.20).
- Uyuşmazlıkta iznin kullandırıldığını işveren imzalı izin defteri ya da eşdeğer belgeyle ispat eder (Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, E.2016/1346, K.2019/1160).
- Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; ek önlemlerle korunur (KVKK m.6).
Sıkça sorulan sorular
İzin talep formu zorunlu mu?
Kanun belirli bir form şartı koymaz. Ancak yıllık izin talebinin yazılı yapılması (Yönetmelik m.7) ve izinlerin kayıt belgesinde tutulması (İş Kanunu m.56, Yönetmelik m.20) gerekir; form bu kayıtların dayanağıdır.
Rapor da bu formla mı bildirilir?
Hayır. İstirahat raporu bir izin talebi değildir; işverene bildirilir ve kayıt altına alınır. Rapordan yalnız başlangıç ve bitiş tarihleri alınmalı, tanı bilgisi istenmemelidir.
Form elektronik ortamda tutulabilir mi?
Evet. Mevzuat elektronik kaydı yasaklamaz; önemli olan talebin çalışana ait olduğunun ve onayların kimin tarafından ne zaman verildiğinin izlenebilmesidir.
Yönetici onayı yeterli mi, İK onayı neden gerekir?
Kanun onay sırası belirlemez. İK onayı, kalan iznin doğru hesaplanması ve iznin kayıt belgesine işlenmesi için önerilir; küçük işletmelerde iki onay aynı kişi tarafından verilebilir.
Dayanaklar
- 4857 sayılı İş Kanunu m.56
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği m.7, m.8, m.20
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6
- Yargıtay HGK, E.2016/1346, K.2019/1160