Kısaca
İşveren, çalışanların yıllık izin durumunu gösteren yıllık ücretli izin kayıt belgesini tutmak zorundadır (İş Kanunu m.56, Yönetmelik m.20). Belge, Yönetmelik ekindeki örneğe göre her hizmet yılı için hak kazanma tarihini, çalışılmayan günleri ve nedenlerini, kıdemi, izin süresini, yol iznini, izne başlama ve dönüş tarihlerini ve çalışanın imzasını içerir. Uyuşmazlıkta iznin kullandırıldığını işveren bu tür kayıtlarla ispat eder.
Şablonun metni
Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle doldurun.
YILLIK ÜCRETLİ İZİN KAYIT BELGESİ
- İşçinin Soyadı:
- Adı:
- İşe Giriş Tarihi:
- Sicil No:
| Yılı | Bir yıl önceki izin hakkını kazandığı tarih | Hastalık | Askerlik | Zorunluluk hâli | Devamsızlık | Hizmete ara verme | Diğer nedenler | İzne hak kazandığı tarih | İşyerindeki kıdemi | İzin süresi | Yol izni | İzne başlangıç tarihi | İzinden dönüş tarihi | İşçinin imzası |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
"Hastalık" ile "Diğer nedenler" arasındaki sütunlar, bir yıllık çalışma süresi içinde çalışılmayan gün sayısını nedenine göre gösterir (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği Ek-I).
Nasıl doldurulur?
- Belgenin üstüne çalışanın soyadını, adını, işe giriş tarihini ve sicil numarasını yazın.
- Her hizmet yılı için bir satır açın; bir önceki hak kazanma tarihini ve bu yılın hak kazanma tarihini yazın.
- Hizmet yılı içinde çalışılmayan günleri nedenine göre ilgili sütunlara yazın; ücretsiz izin gibi sayılmayan devamsızlıklar hak kazanma tarihini ileri kaydırır.
- Kıdemi ve izin süresini (14, 20 ya da 26 gün; yaşa göre en az 20 gün) yazın; varsa yol iznini ekleyin.
- İzin kullanıldıkça başlangıç ve dönüş tarihlerini yazın ve çalışana imzalatın; belgeyi özlük dosyasında saklayın.
Hukuki dayanak ve dikkat edilecekler
- İşveren, çalışanların yıllık ücretli izinlerini gösteren izin kayıt belgesi tutmak zorundadır (İş Kanunu m.56). Belge Yönetmelik ekindeki örneğe göre tutulur; izin defteri ya da kartoteks sistemi de kullanılabilir (Yönetmelik m.20).
- Yıllık izne hak kazanma tarihi kayıt belgesine yazılır (Yönetmelik m.4).
- Bir yıllık süre içinde kanunda sayılanlar dışındaki nedenlerle (ör. ücretsiz izin) devam kesilirse hak kazanma tarihi bu süre kadar ileri kayar (m.54).
- Uyuşmazlıkta iznin kullandırıldığını işveren imzalı izin defteri, izin kayıt belgesi ya da eşdeğer belgeyle ispat eder (Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, E.2016/1346, K.2019/1160).
- Kullanılmayan izin ücreti alacağında zamanaşımı, iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren beş yıldır (Ek m.3); belgeyi en az bu süre saklayın.
Sıkça sorulan sorular
Yıllık izin kayıt belgesi tutmak zorunlu mu?
Evet. İş Kanunu m.56 işverene izin kayıt belgesi tutma yükümlülüğü getirir; Yönetmelik m.20 belgenin örneğini belirler ve izin defteri ya da kartoteks sistemini de kabul eder.
Kayıt belgesi elektronik tutulabilir mi?
Yönetmelik izin defteri ya da kartoteks sisteminden söz eder; elektronik tutmayı açıkça yasaklamaz ya da düzenlemez. Yargıtay iznin ispatında imzalı belge ya da eşdeğerini aradığından, elektronik kayıtlarda çalışanın kendi onayının izlenebilir olması önemlidir.
Belge ne kadar süre saklanmalı?
Yönetmelikte belirli bir süre yoktur; belge özlük dosyasında saklanır. İzin ücreti alacağında zamanaşımı iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren beş yıl olduğundan (Ek m.3) en az bu süre saklanması önerilir.
Çalışılmayan gün sütunları neden önemli?
Kanunda çalışılmış sayılmayan devamsızlıklar (ör. ücretsiz izin, sınırı aşan rapor) hak kazanma tarihini ileri kaydırır (m.54). Bu sütunlar, hak kazanma tarihinin neden kaydığını belgeler.
Dayanaklar
- 4857 sayılı İş Kanunu m.54, m.56, Ek m.3
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği m.4, m.20 ve Ek-I
- Yargıtay HGK, E.2016/1346, K.2019/1160